Automatisering is geen doel op zich
Er is een soort FOMO ontstaan rond automatisering. Iedereen praat erover, iedereen zegt dat je het moet doen, en als je het niet doet ben je achterlopen. Dat is onzin. Automatisering is een middel, geen doel. En niet elk proces leent zich voor automatisering — of is het waard om te automatiseren.
Hier zijn de drie vragen die we stellen voordat we iets automatiseren.
Criterium 1: Is de taak repetitief?
Automatisering werkt alleen goed als de stappen elke keer hetzelfde zijn. Een afspraakbevestiging sturen: altijd dezelfde stappen. Een complexe offerte opstellen voor een klant met unieke wensen: niet geschikt voor automatisering.
Vraag jezelf: als ik deze taak tien keer uitvoer, zijn de stappen dan elke keer hetzelfde? Zo ja: kandidaat voor automatisering. Zo nee: niet nu.
Criterium 2: Gebeurt het vaak genoeg?
Een automatisering kost tijd om te bouwen en geld om te onderhouden. Als je een factuurherinnering maar twee keer per jaar verstuurt, is een automatisering die 15 euro per maand kost niet de moeite waard. Maar als je twintig klanten hebt die maandelijks een herinnering nodig hebben, is de rekening snel gemaakt.
Vuistregel: een taak moet minimaal vijf keer per week voorkomen om de investering te rechtvaardigen bij een kostprijs van 50 tot 150 euro per maand.
Criterium 3: Wat kost het om het NIET te automatiseren?
Dit is de vraag die de meeste mensen overslaan. Niet automatiseren heeft ook een prijs:
- Leads die verloren gaan door een trage reactietijd
- Avonden die opgaan aan administratie in plaats van aan je gezin
- Fouten die worden gemaakt door handmatig werk
- Reviews die je niet krijgt omdat je vergeet te vragen
Als de kosten van niet-automatiseren hoger zijn dan de kosten van wel automatiseren: doen.
Voorbeelden die wel de moeite waard zijn
- Intake-bevestigingen sturen (elke dag, altijd hetzelfde)
- Review requests na afgeronde klus (altijd hetzelfde moment)
- Factuurherinneringen (vaste regels, vaste timing)
- Statusupdates aan klanten (zelfde bericht, ander referentienummer)
Voorbeelden die (nog) niet de moeite waard zijn
- Complexe klantgesprekken met maatwerk
- Offertes voor unieke projecten
- Relatiebeheer en netwerken
Begin met een flow. Als die je twee uur per week bespaart voor 50 euro per maand, is de rekensom simpel: 50 euro voor twee uur werk. Niemand werkt voor 25 euro per uur voor zijn eigen bedrijf.